Положение об адаптации персонала: структура и образец

Положение об адаптации персонала — локальный нормативный акт, который закрепляет, как в компании устроена адаптация новых сотрудников: цели, этапы, роли участников, порядок наставничества и оценки результатов испытательного срока. Положение об адаптации персонала нужно не ради папки с документами, а чтобы процесс не зависел от конкретного HR или руководителя и чтобы при спорном решении по испытательному сроку у компании были понятные, заранее объявленные правила. Ниже — структура документа, образец формулировок по каждому разделу и порядок утверждения.

Когда положение действительно нужно

Компании до 20 человек обычно обходятся чек-листом и устными договорённостями. Положение становится полезным, когда выполняется хотя бы одно условие:

• новичков больше пяти-шести в год, и адаптацией занимаются разные руководители;
• в компании были споры по итогам испытательного срока или увольнения в первые месяцы, которые хотелось бы не повторять;
• появилась функция HR, и нужно закрепить разделение ответственности между HR и руководителями;
• вводится наставничество с доплатой или баллами — это требует основания в локальном акте;
• компания проходит аудит, сертификацию или готовится к продаже, и процессы должны быть задокументированы.

Если ни одно условие не выполняется, начните с программы адаптации как рабочего документа, а положение примите позже, когда практика устоится.

Положение, программа и план: как соотносятся документы

Три документа часто путают, поэтому зафиксируем разницу до того, как переходить к структуре.

Положение — самое стабильное и самое короткое из трёх. Всё, что может меняться чаще раза в год, выносите в программу и приложения.

Структура положения об адаптации персонала

Рабочая структура из девяти разделов. Для компании 20–300 человек документ занимает три-пять страниц без приложений.

1. Общие положения
2. Термины и определения
3. Цели и задачи адаптации
4. Категории работников и сроки адаптации
5. Этапы адаптации
6. Участники адаптации и их обязанности
7. Наставничество
8. Оценка результатов адаптации
9. Заключительные положения и приложения

Ниже — образец формулировок по каждому разделу. Текст можно переносить в свой документ, заменив наименование организации, должности и сроки. Формулировки, касающиеся трудовых отношений, сверьте с действующей редакцией Трудового кодекса и своими локальными актами.

Образец положения об адаптации персонала

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок организации адаптации работников, принятых на работу в ООО «Название» (далее — Компания), а также переведённых на новую должность или в другое структурное подразделение.

1.2. Положение является локальным нормативным актом Компании и обязательно для исполнения всеми работниками, участвующими в процессе адаптации.

1.3. Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами Компании.

1.4. Ответственным за организацию процесса адаптации и актуальность настоящего Положения является руководитель отдела персонала.

2. Термины и определения

2.1. Адаптация — процесс включения нового работника в деятельность Компании, освоения им должностных обязанностей, корпоративных правил и норм взаимодействия.

2.2. Новый работник (новичок) — работник в период со дня приёма на работу до окончания периода адаптации.

2.3. Период адаптации — срок, в течение которого реализуются мероприятия настоящего Положения; как правило, совпадает со сроком испытания, установленным трудовым договором, но может быть продлён решением руководителя подразделения при отсутствии испытания.

2.4. Наставник — опытный работник Компании, назначенный для оказания помощи новому работнику в освоении обязанностей и правил Компании.

2.5. Руководитель адаптации — непосредственный руководитель нового работника, отвечающий за результат адаптации.

2.6. План адаптации — индивидуальный документ, определяющий задачи, материалы, критерии оценки и контрольные точки для конкретного нового работника.

2.7. Программа адаптации — документ, описывающий содержание мероприятий адаптации по категориям работников (Приложение 1).

3. Цели и задачи адаптации

3.1. Цели адаптации:

• сокращение срока выхода нового работника на уровень результативности, ожидаемый для его должности;
• снижение количества увольнений работников в период адаптации и в первый год работы;
• формирование у нового работника понимания целей, правил и стандартов Компании.

3.2. Задачи адаптации:

• обеспечить нового работника рабочим местом, доступами и информацией, необходимыми для выполнения обязанностей, к первому рабочему дню;
• ознакомить нового работника с локальными нормативными актами, структурой Компании, должностными обязанностями и критериями оценки;
• организовать профессиональное обучение и наставничество;
• обеспечить регулярную обратную связь между новым работником и руководителем;
• оценить результаты адаптации и принять решение по итогам периода испытания в порядке, предусмотренном трудовым законодательством.

4. Категории работников и сроки адаптации

4.1. Мероприятия адаптации проводятся в отношении всех работников, принятых на работу, а также переведённых на другую должность, в сокращённом объёме согласно Программе адаптации.

4.2. Устанавливаются следующие категории работников и ориентировочные сроки адаптации:

4.3. Срок адаптации не является сроком испытания. Срок испытания, его наличие и продолжительность определяются трудовым договором в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

5. Этапы адаптации

5.1. Адаптация проводится в пять этапов:

5.2. Конкретные мероприятия, материалы и сроки каждого этапа по категориям работников определяются Программой адаптации (Приложение 1).

6. Участники адаптации и их обязанности

6.1. Отдел персонала:

• организует подготовительный и вводный этапы;
• предоставляет руководителю адаптации шаблон плана адаптации не позднее чем за три рабочих дня до выхода работника;
• контролирует соблюдение сроков контрольных встреч и направляет напоминания участникам;
• проводит опросы нового работника на 7-й, 30-й и 90-й день;
• хранит планы адаптации и протоколы контрольных встреч;
• анализирует результаты адаптации и не реже одного раза в полугодие представляет отчёт руководителю Компании.

6.2. Руководитель адаптации:

• составляет план адаптации не позднее первого рабочего дня работника и знакомит с ним работника;
• определяет наставника из числа работников подразделения;
• проводит встречи с новым работником не реже одного раза в неделю в течение первого месяца и не реже одного раза в две недели в последующий период;
• проводит контрольные встречи на 30-й, 60-й и 90-й день с письменной фиксацией результатов;
• принимает решение о результатах адаптации и представляет его в отдел персонала не позднее чем за пять рабочих дней до окончания срока испытания.

6.3. Наставник:

• знакомит нового работника с рабочими процессами, инструментами и правилами подразделения;
• оказывает помощь в выполнении задач плана адаптации;
• информирует руководителя адаптации о затруднениях нового работника;
• участвует в контрольной встрече на 30-й день.

6.4. IT-служба и административно-хозяйственная служба обеспечивают рабочее место, оборудование и доступы не позднее чем за один рабочий день до выхода работника на основании заявки отдела персонала.

6.5. Новый работник:

• выполняет задачи плана адаптации в установленные сроки;
• проходит назначенное обучение и подтверждает ознакомление с локальными нормативными актами;
• участвует во встречах и опросах, предусмотренных настоящим Положением;
• своевременно информирует руководителя адаптации и наставника о затруднениях.

7. Наставничество

7.1. Наставник назначается руководителем адаптации из числа работников подразделения, имеющих стаж работы в Компании не менее одного года и не имеющих дисциплинарных взысканий, с согласия работника.

7.2. За одним наставником одновременно закрепляется не более двух новых работников.

7.3. Наставничество осуществляется в течение первых двух месяцев адаптации; по решению руководителя адаптации срок может быть продлён до окончания периода адаптации.

7.4. Наставнику за выполнение обязанностей устанавливается поощрение в порядке, предусмотренном Положением об оплате труда и премировании (или: начисляются баллы корпоративной программы признания в соответствии с Положением о программе признания).

7.5. Результаты работы наставника учитываются при оценке его деятельности.

8. Оценка результатов адаптации

8.1. Оценка результатов адаптации проводится на контрольных встречах на 30-й, 60-й и 90-й день с участием руководителя адаптации, нового работника и, при необходимости, представителя отдела персонала и наставника.

8.2. Оценка проводится по критериям, установленным в плане адаптации, по шкале: «выполнено», «выполнено частично», «не выполнено». Результаты каждой контрольной встречи оформляются протоколом по форме Приложения 3, с которым работник знакомится под подпись.

8.3. По результатам итоговой встречи на 90-й день руководитель адаптации формирует заключение о результатах адаптации с одним из выводов: «адаптация завершена успешно», «адаптация продлена» (с указанием срока и плана), «результаты адаптации неудовлетворительные».

8.4. При неудовлетворительных результатах испытания решение о расторжении трудового договора принимается и оформляется в порядке и сроки, установленные Трудовым кодексом Российской Федерации, с письменным уведомлением работника с указанием причин.

8.5. Отдел персонала ведёт учёт результатов адаптации и анализирует следующие показатели: доля работников, уволившихся в период адаптации; доля работников, уволившихся в течение первого года; средний срок достижения целевых показателей плана адаптации; результаты опросов новых работников.

9. Заключительные положения

9.1. Настоящее Положение вступает в силу с даты утверждения приказом руководителя Компании и действует до его отмены или замены.

9.2. Изменения в Положение вносятся приказом руководителя Компании по представлению руководителя отдела персонала.

9.3. Работники знакомятся с настоящим Положением под подпись при приёме на работу, а работники, участвующие в адаптации в качестве руководителей и наставников, — при назначении.

9.4. Приложения:

• Приложение 1. Программа адаптации по категориям работников.
• Приложение 2. Форма плана адаптации работника.
• Приложение 3. Форма протокола контрольной встречи.
• Приложение 4. Анкета обратной связи нового работника.
• Приложение 5. Чек-лист подготовительного и вводного этапов.

Как утвердить и внедрить положение

Порядок действий для компании без юридического отдела:

1. Подготовьте проект на основе образца выше. Сверьте разделы 4 и 8 с Трудовым кодексом и своими Правилами внутреннего трудового распорядка — особенно всё, что касается испытания.
2. Согласуйте с руководителями подразделений. Именно они будут выполнять раздел 6. Если руководители не согласны с нагрузкой, лучше узнать это до утверждения.
3. Учтите мнение представительного органа работников, если он есть, в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом.
4. Утвердите приказом руководителя организации с датой вступления в силу.
5. Ознакомьте под подпись действующих руководителей и наставников, а новых работников — при приёме, вместе с другими локальными актами.
6. Подготовьте приложения — без них положение не работает. Готовый шаблон плана есть в статье план адаптации на 30-60-90 дней.
7. Назначьте дату пересмотра — через год после утверждения или раньше при изменении структуры.

Ошибки при составлении положения

• Смешение адаптации и испытания. Это разные понятия: испытание — условие трудового договора, адаптация — внутренний процесс. Положение не может устанавливать условия испытания, отличные от закона.
• Обязанности без сроков. «Руководитель проводит встречи с работником» — не обязанность. «Не реже одного раза в неделю в течение первого месяца» — обязанность.
• Наставничество без основания для оплаты. Если наставнику обещана доплата или баллы, ссылка на положение об оплате труда или программу признания обязательна.
• Положение на 20 страниц. Всё содержательное — в программу и приложения. Положение должно читаться за 15 минут.
• Нет формы протокола. Без формы контрольные встречи не фиксируются, и раздел 8 остаётся на бумаге.

Как это устроено в MeeTeam

Положение задаёт правила, а MeeTeam делает так, чтобы они выполнялись без напоминаний от HR. Разделы 5 и 6 положения — этапы и обязанности участников — переносятся в шаблон процесса в конструкторе: задачи с дедлайнами для HR, руководителя, наставника и IT. Когда новичок выходит, онбординг в MeeTeam запускает процесс, и каждый участник получает свои шаги в срок: IT — выдать технику к первому дню, руководитель — контрольную встречу на 30-й день.

Само положение и приложения публикуются в модуле регламентов с привязкой к должностям: руководители и наставники подтверждают ознакомление, а отметка хранится с датой и версией документа. При изменении положения сотрудники получают новую версию и подтверждают ознакомление заново. Программа адаптации и инструкции живут в базе знаний, welcome-курсы и тесты — в модуле обучения, а прогресс каждого новичка виден HR в общем списке процессов. Посмотреть, как ваше положение превращается в работающий процесс, можно на бесплатном пилоте — запросить демо.

Итоги

• Положение об адаптации — локальный акт с правилами; содержание выносите в программу и приложения, чтобы положение не менялось чаще раза в год.
• Девять разделов: общие положения, термины, цели, категории и сроки, этапы, участники и обязанности, наставничество, оценка результатов, заключительные положения.
• Обязанности формулируйте со сроками и частотой, иначе они не исполняются.
• Адаптация и испытание — разные понятия; условия испытания определяются трудовым договором и Трудовым кодексом, положение их не меняет.
• Без приложений — плана, протокола, анкеты, чек-листа — положение не работает.
• Утверждайте приказом, знакомьте под подпись, назначайте дату пересмотра.