Система подбора персонала: CRM, ATS или таблица — что выбрать

Система подбора персонала — это не обязательно программа. Это способ, которым компания ведёт вакансии и кандидатов: где хранится список, кто обновляет статусы, как руководитель узнаёт, что происходит с его вакансией. Выбор системы подбора персонала для компании на 20–300 человек сводится к трём вариантам: таблица, CRM, приспособленная под найм, или ATS. В статье сравним их по девяти параметрам, разберём, в каких ситуациях каждый вариант оправдан, покажем шаблон таблицы для тех, кому её пока хватает, и план перехода на систему без потери кандидатов.

Три варианта: сравнение

Ни один вариант не лучше других в вакууме. Таблица выигрывает по цене и скорости старта, CRM — если она уже есть и команда её знает, ATS — на объёме и командной работе. Дальше — по ситуациям.

Когда таблицы достаточно

Таблица — рабочая система подбора персонала, пока найм эпизодический. Условия, при которых менять её не нужно:

• одновременно открыто не больше двух-трёх вакансий;
• в месяц через все этапы проходит меньше 30 кандидатов;
• нанимает один человек, руководитель подключается только к финальному интервью;
• никто не требует отчёта о сроках и конверсии.

Если таблица остаётся, сделайте её правильно. Минимальный набор колонок:

1. Вакансия
2. ФИО кандидата
3. Источник (площадка, рекомендация, карьерная страница)
4. Дата попадания в воронку
5. Текущий этап: новый, скрининг, интервью HR, профильное интервью, тестовое, оффер, принят, отказ, резерв
6. Дата перехода на текущий этап
7. Ответственный за следующий шаг
8. Причина отказа (если отказ) — из фиксированного списка
9. Ссылка на резюме
10. Комментарий

Две колонки, которые обычно забывают и без которых таблица бесполезна для анализа: дата перехода на этап и причина отказа из списка. Без первой нельзя увидеть, где кандидаты задерживаются; без второй — почему воронка течёт.

Ограничения таблицы, которые не лечатся дисциплиной: нет прав доступа, и руководитель видит кандидатов всех вакансий; нет истории изменений, и спор «кто поменял статус» не решается; персональные данные кандидатов лежат в файле без сроков хранения и согласий. Последнее — не удобство, а требование закона о персональных данных.

Когда CRM для подбора персонала оправдана

CRM-системы для подбора персонала — рабочий вариант в двух случаях.

Первый — кадровые агентства и аутстаффинг, где кандидат действительно похож на сделку: его «продают» клиенту, важны касания, напоминания, рассылки, а воронка завершается не выходом на работу, а оплатой от заказчика.

Второй — компания, где CRM уже внедрена, настроена, команда ею пользуется, а найм небольшой и ведёт его один человек. Добавить воронку «Найм» дешевле, чем покупать и внедрять ещё одну систему.

Что приходится терпеть во внутреннем найме с CRM:

• заявок от руководителей нет, их имитируют формами или задачами;
• оценок интервью нет, интервьюеры пишут в комментарии к сделке, и сравнить кандидатов по критериям невозможно;
• отчёты построены вокруг денег и сделок, метрики найма приходится собирать вручную;
• персональные данные кандидатов хранятся рядом с данными клиентов, и разграничить доступ сложно;
• после найма кандидат не становится сотрудником: его заводят в HR-систему заново.

Если за год нанимается больше 10–15 человек и в процессе участвуют несколько руководителей, CRM под найм начинает отнимать больше, чем экономит.

Когда нужна ATS

Система управления подбором персонала, или ATS, становится необходимой при появлении любого из признаков:

• больше трёх вакансий одновременно или больше 30 кандидатов в месяц;
• руководители участвуют в скрининге и интервью и спрашивают о статусе кандидатов;
• есть несколько источников кандидатов, и нужно понять, какой работает;
• руководство запросило срок закрытия вакансий и стоимость найма;
• после найма новичок должен сразу попасть в онбординг с задачами и курсами;
• служба безопасности или юрист спросили, где хранятся данные кандидатов и кто к ним имеет доступ.

Как устроена ATS, какие функции обязательны и по каким критериям её выбирать, подробно разобрано в статье ATS-система для HR: что это и как выбрать. Здесь — только то, что отличает ATS от двух других вариантов на практике: нанимающий руководитель видит своих кандидатов и ставит оценки сам, рекрутер перестаёт отвечать на вопросы о статусе, а метрики появляются без выгрузок.

Этапы воронки, которые должна поддерживать любая система

Независимо от инструмента, воронка найма должна содержать одни и те же этапы с владельцем и нормативом по дням:

Нормативы — ориентир для позиций специалистов; для массового найма они короче, для руководителей длиннее. Главное, чтобы превышение норматива было видно без поиска: в таблице — условным форматированием по дате, в ATS — подсветкой карточки.

Метрики найма в каждом варианте

Пример для понимания масштаба: при 60 откликах на вакансию и конверсии скрининга 33% рекрутер делает 20 звонков и 8 интервью, чтобы получить три оффера и одного-двух нанятых. На трёх вакансиях одновременно это 60 звонков и 24 интервью в месяц, и именно здесь таблица перестаёт справляться с датами и статусами.

Решение о найме — начало следующего процесса. Как сделать так, чтобы принятый кандидат не потерялся между оффером и первым рабочим днём, — в статье про онбординг сотрудников.

Как перейти с таблицы на систему без потерь

1. Опишите текущую воронку. Этапы, владельцы, нормативы, список причин отказа. Если в таблице этого нет, восстановите по последним десяти вакансиям.
2. Выберите систему по короткому списку: настраиваемые этапы, заявки руководителей, оценки интервью, аналитика без выгрузок, права доступа, переход в онбординг, цена без платы за каждого руководителя.
3. Перенесите только живое. Открытые вакансии, активных кандидатов и резерв за последний год. Закрытые вакансии и старые отказы оставьте в архиве таблицы.
4. Запустите на двух вакансиях с двумя руководителями, которые нанимают чаще других. Руководители ставят оценки в системе, рекрутер отвечает на вопросы о статусе ссылкой на доску.
5. Через две недели посмотрите первые метрики и поправьте этапы. Переведите остальные вакансии.
6. Закройте таблицу. Параллельный учёт в двух местах — главная причина, по которой внедрение ATS проваливается.

Переход занимает две-четыре недели и не требует участия ИТ, если система облачная и сотрудники с оргструктурой уже есть в HR-портале. О том, как найм встраивается в общую автоматизацию HR, — в статье автоматизация HR-процессов: с чего начать.

Как это устроено в MeeTeam

Найм в MeeTeam — ATS в составе HR-портала, поэтому вопрос «таблица, CRM или отдельная система» решается без ещё одного инструмента. Кандидаты движутся по канбан-воронке перетаскиванием: новый, скрининг, интервью HR, профильное интервью, тестовое, а принятые, отказы и резерв накапливают историю. В карточке кандидата — заметки, файлы, история стадий и интервью с оценками, фильтры по вакансиям и источникам.

Руководитель создаёт заявку на вакансию через форму, и она попадает к рекрутеру с нужными согласованиями. Есть шаблоны вакансий и аналитика воронки; карьерный сайт для откликов — в разработке. Принятый кандидат одним действием становится сотрудником: запускается онбординг с задачами, курсами и регламентами по должности, формируется задача на выдачу техники. Сотрудники, отделы и должности берутся из единой базы портала; для компаний на Битрикс24 портал работает через приложение из Маркета. Раздел включается для портала по запросу, стоимость — на странице тарифов.

Посмотреть воронку на демо-данных можно на странице демо.

Итоги

• Система подбора персонала — это процесс с этапами, владельцами и нормативами; инструмент выбирается под объём и число участников.
• Таблица подходит при двух-трёх вакансиях и одном нанимающем; добавьте в неё дату перехода на этап и причину отказа из списка.
• CRM оправдана для агентств и компаний, где она уже есть, а найм небольшой; во внутреннем найме ей не хватает заявок, оценок и связи с онбордингом.
• ATS нужна при трёх и более вакансиях, участии руководителей, нескольких источниках и запросе метрик.
• Метрики одинаковы для всех вариантов: срок закрытия, срок найма, конверсия этапов, доля принятых офферов; разница — в том, считаются ли они сами.
• Переход занимает две-четыре недели: перенести только живое, запустить на двух вакансиях, закрыть таблицу.