HR-портал для сотрудников: что внутри и как внедрить

HR-портал для сотрудников — это внутренняя система, в которой каждый человек в компании видит своё: задачи адаптации, курсы и тесты, регламенты к ознакомлению, коллег и оргструктуру, баланс баллов, — а HR и руководители получают ответы на вопросы «кто прошёл», «кто не прочитал» и «где застрял новичок». Корпоративный HR-портал отличается от классического интранета тем, что в нём не читают, а действуют. В этой статье — чем портал отличается от интранета и HRM-системы, что должно быть внутри для каждой роли, по каким критериям выбирать и как внедрить за 30 дней.

HR-портал, корпоративный портал, интранет и HRM: в чём разница

Термины пересекаются, и поставщики используют их как удобно. Разница в том, для кого система сделана и что в ней происходит.

В компании 20–300 человек обычно нет полноценной HRM-системы: кадровый учёт ведёт бухгалтерия в учётной программе. Поэтому HR-портал берёт на себя всё, что происходит «вокруг людей», а не «вокруг расчётов»: кто кому подчиняется, кто что умеет, кто что должен пройти и прочитать.

Классический интранет-портал в такой компании умирает за полгода: новости читают один раз, документы скачивают и забывают. Выживает тот портал, в котором есть обязательные действия.

О том, как такой портал создаётся и сколько стоит, читайте в статье корпоративный портал для сотрудников: сервисы, создание, стоимость.

Что внутри HR-портала: разделы по ролям

Удобнее всего описывать портал не по модулям, а по тому, что видит каждая роль. Если для какой-то роли в портале нет ничего полезного, эта роль туда не зайдёт.

Сотрудник

• Главная страница «что мне сделать сейчас»: задачи адаптации, незавершённые тестирования, регламенты к ознакомлению, назначенные курсы, новости компании.
• Профиль: должность, отдел, руководитель, контакты, навыки, баланс баллов, место в рейтинге.
• Коллеги и оргструктура: поиск по имени, отделу, должности; дерево компании.
• Обучение: мои курсы с прогрессом, мои тестирования с результатами и попытками.
• База знаний: инструкции, шаблоны, ответы на вопросы с поиском по содержимому.
• Регламенты: документы по моей должности с кнопкой подтверждения ознакомления и историей версий.
• Мои вещи: техника, которая за мной числится, и заявка на замену.
• Магазин: на что можно потратить баллы, мои заказы.

Руководитель

• Моя команда: карточки сотрудников, кто адаптируется и на каком этапе, кто не прошёл обязательное обучение.
• Задачи по адаптации: встречи на 7, 30, 60, 90-й день, подтверждение передачи дел при увольнении.
• Заявка на вакансию: открыть вакансию через портал и видеть, на каком этапе кандидаты.
• Отчёты: результаты тестов и аттестаций по команде, кто не прочитал регламент.

HR

• Оргструктура и сотрудники: приглашение, роли, отделы, должности; единая база для всех модулей.
• Процессы: шаблоны адаптации и увольнения, список активных процессов с прогрессом.
• Обучение: конструктор курсов, библиотека тестов, назначение на отделы и должности, отчёты.
• Регламенты: версии, привязка к должностям, аналитика ознакомления.
• Найм: воронка кандидатов, заявки от руководителей, переход принятого кандидата в адаптацию.
• Геймификация и магазин: правила начисления, рейтинги, каталог наград, заказы.
• Имущество: склад, экземпляры, движения, заявки.

Администратор

• Роли и права: кто что видит и редактирует — сотрудник, руководитель, HR, администратор.
• Интеграции: синхронизация сотрудников и отделов с Битрикс24 или другой системой, где они уже заведены.
• Настройки портала: бренд, уведомления, тарифы.

Минимальный набор для старта — главная страница сотрудника, оргструктура, адаптация, регламенты и обучение. Остальное добавляется по мере готовности контента.

Один рабочий день с HR-порталом: сценарий

Чтобы понять, живёт ли портал, полезно представить обычный вторник в компании на 80 человек.

09:10. Новый менеджер по продажам Анна, третий день. Заходит на главную: две задачи адаптации на сегодня — пройти курс по продукту и встретиться с руководителем поддержки. Курс занимает 40 минут, тест в конце сдан на 85 %, начислено 50 баллов. Регламент «Работа в CRM» ждёт подтверждения — читает, подтверждает.

10:30. Руководитель отдела продаж Игорь. В списке задач — встреча с Анной на 7-й день в пятницу, напоминание пришло само. Открывает отчёт по команде: двое не прошли аттестацию по новому тарифу, дедлайн в четверг. Пишет им в чат. Там же создаёт заявку на вакансию: нужен ещё один менеджер.

12:00. HR Мария. В списке активных процессов — четыре адаптации, у одной прогресс отстаёт: IT не закрыл задачу по доступам. Пишет IT. Заявка Игоря на вакансию пришла в воронку найма. Загружает новую версию регламента о командировках — сотрудники получат уведомление и должны подтвердить ознакомление заново. Проверяет отчёт: по регламенту о безопасности не подтвердили 6 человек из 80, все из одного отдела — пишет руководителю.

15:00. Разработчик Денис, в компании три года. Получил уведомление: до пятницы нужно пройти ежегодный тест по информационной безопасности. Проходит за 15 минут. Заглядывает в магазин: баллов хватает на сертификат в книжный, оформляет заказ.

17:30. IT-специалист Олег. Задача «выдать ноутбук новому сотруднику, выход в понедельник». Выбирает свободный экземпляр со склада в модуле имущества, закрепляет за сотрудником. Вторая задача — принять технику у увольняющегося дизайнера, список подтянулся автоматически.

Ни один из пяти человек не зашёл в портал «почитать новости». Каждый сделал то, что нельзя сделать в другом месте. Это и есть критерий живого портала.

Критерии выбора HR-портала

Чек-лист из двенадцати вопросов, которые стоит задать на демо. Если на половину ответ «нет», портал превратится в ещё один сервис в «зоопарке».

1. Единая база сотрудников для всех модулей или сотрудника нужно заводить в каждом разделе отдельно?
2. Есть ли синхронизация с системой, где сотрудники уже заведены: Битрикс24, учётная программа?
3. Вход без отдельного пароля, если компания работает в Битрикс24 или другой платформе?
4. Адаптация — шаблоны процессов под роли с задачами, сроками и ответственными, или только чек-лист?
5. Обучение — конструктор курсов с назначением на должности, тесты с автопроверкой и проходным баллом, отчёты?
6. Регламенты — версии, привязка к должностям, подтверждение ознакомления с датой, отчёт «кто не прочитал»?
7. База знаний — поиск по содержимому, разделы, права доступа?
8. Связаны ли модули: принятый кандидат переходит в адаптацию, пройденный курс начисляет баллы, увольнение формирует список техники?
9. Роли и права — сотрудник, руководитель, HR, администратор — настраиваются централизованно?
10. Где хранятся данные и как разграничен доступ?
11. Есть ли бесплатный пилот на ваших данных до решения?
12. Как считается стоимость — по числу сотрудников, пакетами, по модулям — и что входит в поддержку?

Отдельный совет: на демо просите показать не возможности, а ваш процесс. «Вот наш чек-лист адаптации менеджера — соберите его при нас». Так за полчаса становится ясно, подходит ли инструмент.

Внедрение HR-портала: план на 30 дней

План для компании 20–300 человек с готовым облачным сервисом. Ответственный — HR или операционный руководитель, IT — на подхвате.

После первого месяца — по одному новому процессу в месяц. Каждый новый процесс даёт сотрудникам новый повод заходить и укрепляет привычку.

Подробнее о том, как выбирать порядок процессов и измерять эффект, — в статье автоматизация HR-процессов: с чего начать небольшой компании.

Как понять, что портал живёт: метрики

Пять показателей, которых достаточно для ежемесячного контроля.

Если активность падает, смотрите, какой раздел перестал давать поводы заходить. Чаще всего это обучение: курсы кончились, новые не появились.

Как это устроено в MeeTeam

MeeTeam — HR-портал с девятью модулями на единой базе сотрудников. Фундамент — модуль компании и оргструктуры: карточки сотрудников с должностью, отделом и руководителем, визуальное дерево компании, поиск по имени и экспертизе, роли и права — сотрудник, руководитель, HR, администратор. Сотрудников можно пригласить по e-mail, импортировать списком или синхронизировать с Битрикс24: тогда портал устанавливается из Маркета, открывается внутри Битрикс24, а вход происходит без отдельного пароля.

На этой базе работают остальные модули: онбординг и офбординг по шаблонам, обучение с курсами и тестами с автопроверкой, база знаний с поиском по содержимому, регламенты с подтверждением ознакомления, геймификация с правилами начисления и рейтингами, магазин за баллы, найм с канбан-воронкой и учёт имущества по серийным номерам. Сотрудник на главной видит свои задачи, тесты, регламенты и баланс баллов; HR — прогресс процессов и отчёты. Запуск начинается с бесплатного пилота на ваших тестовых данных — запросить демо. Условия — на /pricing, интеграция с Битрикс24 — на /bitrix24.

Итоги

• HR-портал отличается от интранета тем, что в нём действуют, а не читают; от HRM-системы — тем, что сделан для сотрудника, а не для учёта.
• Для каждой роли в портале должно быть что-то полезное: сотруднику — «что сделать сейчас», руководителю — команда и отчёты, HR — процессы и контент, администратору — роли и интеграции.
• Проверяйте на демо двенадцать критериев: единая база, синхронизация, вход без пароля, глубина адаптации и обучения, связанность модулей, пилот, стоимость.
• Внедрение за 30 дней: база сотрудников, первый процесс и контент, запуск с баллами, первый новичок по шаблону.
• Живой портал измеряется активностью за неделю, долей подтверждённых регламентов, завершённых курсов и шагов адаптации в срок.