Корпоративный портал для сотрудников: сервисы, создание, стоимость

Корпоративный портал для сотрудников — это внутренняя площадка, где человек находит коллег, документы, обучение и свои задачи, а HR и руководители видят, что происходит с людьми: кто адаптируется, кто прошёл аттестацию, кто не прочитал регламент. Создание корпоративного портала для сотрудников в компании 20–300 человек — это не проект на год с командой разработчиков, а выбор между тремя способами с разной стоимостью и сроками. В этой статье разбираем, какие сервисы должны быть внутри, как портал создаётся, из чего складывается стоимость и как внедрить его так, чтобы им пользовались.

Что такое корпоративный портал и зачем он небольшой компании

Пока в компании 15 человек, портал не нужен: все знают всех, документы лежат в общей папке, вопросы решаются в чате. Проблемы начинаются между 30 и 50 сотрудниками, когда:

• новички не знают, кто за что отвечает, а оргструктура живёт в голове у директора;
• регламенты разбросаны по почте, чатам и дискам, и никто не знает, какая версия актуальна;
• обучение — это «спроси у Маши», а Маша увольняется;
• HR не может ответить, кто прошёл обязательный инструктаж, а кто нет;
• заявки на отпуск, справки и технику теряются в переписке.

Внутренний корпоративный портал решает это за счёт одного принципа: единая база сотрудников, к которой привязано всё остальное. Сотрудник заведён один раз — и к нему относятся курсы, регламенты, имущество, задачи адаптации, баллы. Когда он уходит, всё это остаётся в компании.

Чем портал отличается от набора инструментов (мессенджер плюс диск плюс таблицы)? Тем, что данные не расходятся. В наборе инструментов отдел, должность и руководитель сотрудника заведены в пяти местах по-разному, и ни одно из них не является источником правды.

Сервисы корпоративного портала: что должно быть внутри

Набор сервисов зависит от задач, но для компании 20–300 человек есть ядро, без которого портал остаётся «сайтом с новостями». Ниже — сервисы, сгруппированные по тому, кому они нужны в первую очередь.

Важный критерий выбора: сервисы должны быть связаны между собой. Если курс пройден — это видно в карточке сотрудника и начисляет баллы; если сотрудник принят — ему выдаётся техника и назначаются курсы; если уволен — техника возвращается, доступы отзываются. Отдельные сервисы, не знающие друг о друге, дают тот же «зоопарк», только внутри одного окна.

Подробно о том, что видит в портале сотрудник, руководитель и HR, мы писали в статье HR-портал для сотрудников: что внутри и как внедрить.

Три способа создания корпоративного портала

Выбор способа определяет и стоимость, и сроки, и то, кто будет поддерживать портал через два года.

Отдельный случай — компании, которые уже работают в Битрикс24. Для них есть четвёртый путь: не разрабатывать HR-сценарии бизнес-процессами, а установить HR-приложение из Маркета, которое открывается внутри портала и использует уже заведённых сотрудников. Как это устроено, разобрано в статье HR-портал в Битрикс24 и на странице /bitrix24.

Из чего складывается стоимость корпоративного портала

Вопрос «сколько стоит корпоративный портал» не имеет одного ответа, но имеет понятную структуру затрат. Считайте по трём годам, а не по первому платежу — именно так проявляется разница между способами.

Единовременные затраты

• разработка или настройка: от нуля в SaaS до основной статьи расходов при разработке с нуля;
• перенос данных: сотрудники, оргструктура, документы, курсы;
• обучение администраторов и руководителей;
• интеграции: синхронизация сотрудников с системами, где они уже заведены.

Регулярные затраты

• лицензия или подписка: по числу сотрудников, по пакетам, по модулям;
• хостинг и инфраструктура: только для собственной разработки и коробочных решений;
• поддержка и доработки: главная скрытая статья при разработке с нуля — функции, которые «ещё допишем», дописываются годами;
• время администратора портала внутри компании.

Скрытые затраты

• время HR на ручную работу, если портал не автоматизирует процессы, а лишь хранит документы;
• стоимость «зоопарка»: если портал не заменяет внешние LMS, конструктор тестов, таблицы учёта техники, подписки на них остаются.

Практическое правило для компаний до 300 человек: если за три года собственная разработка или глубокая настройка платформы стоит больше, чем подписка на готовый сервис, а уникальных процессов, которые нельзя описать шаблонами, нет, — выбирайте готовый сервис и тратьте разницу на контент: курсы, регламенты, базу знаний. Именно контент, а не код, определяет, будет ли портал полезен.

Актуальные условия MeeTeam — на странице /pricing.

Внедрение корпоративного портала по шагам

Независимо от способа создания, внедрение корпоративного портала проходит одни и те же этапы. Для готового сервиса они занимают недели, для разработки — месяцы, но пропустить ни один нельзя.

1. Цели и показатели. Зачем портал: сократить время адаптации, собрать обучение в одном месте, добиться 100 % ознакомления с регламентами. Один-три показателя, которые будете измерять через полгода.
2. Владелец и администратор. Владелец — HR-директор или операционный руководитель, который отвечает за результат. Администратор — человек, который настраивает портал и отвечает на вопросы. В компании до 100 человек это может быть один и тот же человек.
3. Единая база сотрудников. Выверить список, отделы, должности, руководителей. Это самый важный этап: всё остальное строится на нём. Если сотрудники уже заведены в другой системе, настроить синхронизацию, а не вести два списка.
4. Первый процесс. Не запускайте всё сразу. Выберите один процесс с понятной болью — обычно онбординг или регламенты с подтверждением — и запустите его на всех.
5. Контент. Welcome-курс, три-пять ключевых регламентов, раздел базы знаний «Как у нас принято». Без контента портал пуст, и заходить в него незачем.
6. Запуск для сотрудников. Короткое объяснение, зачем портал и что в нём делать в первую неделю: заполнить профиль, пройти курс, подтвердить регламенты. Лучше — с баллами за первые действия.
7. Расширение. Каждые один-два месяца — новый процесс: тесты и аттестации, заявки, учёт имущества, найм. Каждый новый процесс — повод сотрудникам заходить чаще.
8. Измерение. Через полгода — сверка с показателями из шага 1. Что выросло, что нет, какие разделы не используются и почему.

Как сделать так, чтобы порталом пользовались

Главная причина, по которой корпоративные порталы умирают: в них нечего делать. Новости читают один раз, документы скачивают и забывают. Портал живёт, когда в нём происходят действия, без которых нельзя работать.

• Перенесите обязательное. Задачи адаптации, обязательные курсы и тесты, регламенты с подтверждением ознакомления, заявки на отпуск и технику. Если это можно сделать только в портале, сотрудник там будет.
• Покажите личное. На главной — не новости компании, а «что мне сделать сейчас»: незавершённый тест, регламент к ознакомлению, задача адаптации, баланс баллов, место в рейтинге.
• Сделайте вход незаметным. Если сотрудники работают в Битрикс24, портал должен открываться внутри него без отдельного пароля. Каждый дополнительный пароль снижает посещаемость.
• Привяжите признание. Баллы за пройденный курс, прочитанный регламент, помощь новичку; рейтинг по отделам; магазин, где баллы превращаются в понятную награду.
• Держите данные актуальными. Устаревшая оргструктура и регламент трёхлетней давности убивают доверие быстрее, чем отсутствие портала.
• Измеряйте. Доля сотрудников, заходивших за неделю; доля подтверждённых регламентов; доля завершённых курсов в срок. Падает — разбирайтесь, какой раздел не работает.

О том, с каких процессов начинать автоматизацию и как не утонуть в настройке, читайте в статье автоматизация HR-процессов: с чего начать небольшой компании.

Как это устроено в MeeTeam

MeeTeam — готовый облачный корпоративный портал для сотрудников с девятью модулями на одной базе сотрудников: компания и оргструктура, онбординг и офбординг, обучение с курсами и тестами, база знаний, регламенты с подтверждением ознакомления, геймификация, магазин за баллы, найм и учёт имущества. Доступ разграничен по ролям — сотрудник, руководитель, HR, администратор, — а модули работают вместе: принятый кандидат переходит в адаптацию, новичку выдаётся техника и назначаются курсы, пройденный курс начисляет баллы, которые тратятся в магазине.

Сотрудник на главной странице видит своё: задачи адаптации, незавершённые тестирования, регламенты к ознакомлению, баланс баллов и место в рейтинге. HR и руководители — прогресс процессов, результаты тестов и кто не прочитал регламент. Для компаний в Битрикс24 портал устанавливается из Маркета, открывается внутри Битрикс24, а сотрудники и отделы синхронизируются. Запуск начинается с бесплатного пилота на ваших тестовых данных, затем — настройка процессов, перенос сотрудников и документов и обучение администраторов. Запросить демо, тарифы — на /pricing.

Итоги

• Корпоративный портал нужен, когда компания перерастает «все знают всех»: обычно между 30 и 50 сотрудниками.
• Ядро сервисов: справочник и оргструктура, адаптация, обучение и тесты, база знаний, регламенты, заявки, признание, имущество, найм. Главное — чтобы они были связаны одной базой сотрудников.
• Три способа создания: разработка с нуля, платформа с настройкой, готовый облачный сервис. Для компаний до 300 человек без IT-команды готовый сервис обычно дешевле и быстрее.
• Стоимость считайте за три года с учётом поддержки, доработок и «зоопарка» внешних инструментов.
• Внедрение: цели, владелец, единая база, первый процесс, контент, запуск, расширение, измерение.
• Порталом пользуются, когда в нём есть обязательные действия и личное «что сделать сейчас», а не только новости.